Зачем нужны штрихкоды в электронном документообороте?
Вы очень удивитесь, когда мы скажем вам, что именно эти циферки с полосочками помогают компаниям минимизировать или исключить ручной труд из бизнес-процессов документооборота. И вы вряд ли видели в каждой предлагаемой системе электронного документооборота такие возможности. Это один из трендов современных роботизированных систем автоматизации, которые имеют преимущество перед классическими аналогами. Хотя далеко не все заказчики обращают внимание на этот функционал в описании системы электронного документооборота или понимают, что это дает.
Итак, штрихкоды, кстати, еще есть возможность замены их на QR-коды, клеятся сотрудниками компании на оригинал документа, чтобы потом воспользоваться следующими уникальным функционалом:
# 1 автоматическая категоризация и регистрация документа в электронной библиотеке СЭД
Сотрудник может наклеить на каждый документ штрихкод и отправить всю пачку на поточный сканер для отправки в систему. Электронный документооборот примет все документы и в соответствии со штрихкодами разнесет по папкам библиотеки, заполнив данные по документу в соответствующих полях карточки.
# 2 автоматический запуск бизнес-процессов
Как только система электронного документооборота зарегистрировала документ, она тут же может осуществить запуск соответствующего бизнес-процесса: ознакомление, согласование, визирование и т.д. Таким образом, сотруднику не придется создавать эти процессы, включая необходимых ответственных согласователей, создавая еще и при этом всем приветственное письмо для каждого. При этом в системе электронного документооборота в случае штрихкодирования можно настроить самые сложные процессы согласований документов.
# 3 легкий поиск документов по базе файлов электронного документооборота
В некоторых системах электронного документооборота сотрудникам приходится вручную с помощью фильтра вносить данные в его поля и искать документ. Причем порой делаются ошибки в реквизитах, из-за чего на поиск уходит много времени, так как система не выдает искомый результат. В системе Flexbby One с помощью штрихкода при его считывании ручным сканером электронный документооборот автоматически за несколько секунд поднимает карточку документа для работы с ним. Такие возможности разработки Flexbby One обусловлены наличием интеллектуального робота внутри системы, которые осуществляет большую часть операций в автоматическом режиме. Это помогает повысить производительность бизнес-процессов на 65%, освобождая сотрудников от выполнения рутинных операций. Познакомьтесь с возможностями модульной технологии Flexbby One на сайте компании Flexbby.
