Что такое пресс досье?

Работа сотрудника службы PR четко структурирована, а сам специалист должен владеть исчерпывающей информацией об организации, связанных с ней компаниях и публичных личностях. Это вынуждает его собирать досье.

Архив PR-службы

Пресс-досье ведется для фиксации информации о значимых событиях, мероприятиях, персонах, которые так или иначе имеют отношение к организации и могут повлиять на её имидж. Идеально, если для этих целей создана отдельная картотека, которая структурирована по таким критериям:

- регулярные или единичные мероприятия (например, семинар, деловая встреча, корпоратив, официальный и нет деловой ужин);

- первые лица организации, ключевые лица, лидеры общественного мнения и недовольные проводимой политикой;

- темы, которые постоянно фигурируют в докладах службы PR. В данном случае важно хранить не только собственную информацию, но и собирать данные от других участников, например, комментарии специалистов, общественное мнение по важным вопроса, реакция публики;

- обязательно необходимо изучать и хранить специализированную периодику и информацию от прессы.

В пресс-досье, как и во всех архивах должна содержаться только актуальная информация.

Техническая сторона вопроса

Архив может быть как в печатном виде, так и в электронном, в некоторых случаях способы хранения могут комбинироваться. Ключевое место занимают сведения на журналистов, публичных персон, политиков и бизнесменов. Сотрудники PR в обязательном порядке должны иметь в пресс-досье подробную информацию о ключевых профильных средствах массовой информации, несмотря на то, сотрудничает редакция с организацией или нет. Содержание пресс-досье отражает насколько PR-отдел скрупулезно анализирует профильные и не только СМИ.

Все свежие статьи, относящиеся или связанные с профилем организации должны оперативно включаться в пресс-досье. Такая же ситуация должна быть по отношению к видеороликам, репортажам, записям в блогах и социальных сетях.

Доступ к информации

За время ведения пресс-досье оно наполняется не только информацией, которая была в публичном доступе, но и сведениями от инсайдеров, еще архив может содержать неподтвержденные данные. Плюс ко всему содержание может таить персональные данные множества публичный и не только лиц. Исходя из этого, нужно ограничить доступ к архиву со стороны рядовых сотрудников организации, журналистов и прочих лиц не связанных с PR-отделом организации. Идеально, когда пресс-досье имеет высокий дополнительный уровень защиты.